Passer d’Excel à une gestion locative centralisée

1. Choisir une version de référence

Travaillez sur une copie de vos fichiers. Notez la date du dernier rapprochement de loyers et la personne qui tient le suivi. Gardez l’original pour comparer les informations après la reprise.

• Lister les fichiers actifs et les archives.
• Nommer chaque lot avec un identifiant unique et stable.
• Écarter les doublons sans supprimer l’historique original.

2. Réunir les informations utiles

Le CSV proposé est une trame de préparation à ouvrir dans Excel ou un tableur. Il ne constitue pas un format d’import automatique dans MiDomia. Les cellules sont vides : utilisez une ligne par bail actif.

• Identifiant du lot et identifiant du bail.
• Type de location, dates du bail et échéance de paiement.
• Loyer hors charges et provisions ou forfait, distingués.
• Trimestre IRL et date de révision, si prévus au bail.
• Date de fin du dernier mois vérifié et emplacement des pièces.

3. Contrôler le résultat de la reprise

Comparez le nombre de lots et de baux actifs, puis les montants attendus. Vérifiez un bail intégralement, de ses données aux documents générés. Le total des loyers à lui seul ne suffit pas : une erreur peut en masquer une autre.

• Comparer les loyers et les charges bail par bail.
• Vérifier les dates, les coordonnées et les destinataires avant tout envoi.
• Consigner les informations manquantes plutôt que deviner une valeur.

4. Préparer votre audit MiDomia

La reprise par l’équipe est un service distinct de l’abonnement annuel. L’audit précise le périmètre et les conditions. Ne transmettez aucune donnée de locataire via une simple demande de contact ; convenez du canal de reprise avec l’équipe.